为进一步推进辅导员队伍专业化建设、提升学生管理效能，大健康管理学院于3月7日成功举办第五期“青蓝”成长计划专题培训。本期培训以“一团乱麻”到“井井有条”——辅导员的高效文档管理与事务处理法则为主题，由辅导员余隆艺老师进行分享，通过系统化方法论与数字化工具相结合的创新模式，为全院辅导员带来专业能力提升方案。
科学分级 智慧管理待办事项
培训中，余隆艺老师结合自身工作经验，系统梳理了辅导员日常事务管理的方法。针对待办事项管理，余老师首先提出“常规－周期”双维分类机制，将工作分为“常规工作”与“重复定时工作”两大类，并将日常工作细化为“紧急、急、较急、不急”四个等级，强调通过优先级排序与分类处理提升效率。对于周期性重复工作，余老师建议善用数字化工具辅助管理，如通过QQ群管家定时提醒、设置电子闹钟、创建桌面任务清单等方式，形成自动化提醒机制，避免遗漏重要节点。
规范命名 构建高效文件管理体系
在文件整理与分类环节，余老师以“规范、清晰、便捷”为原则，详细讲解了文档管理的关键技巧。她提出“三步法”策略：一是统一文件命名格式，采用“日期+事项+版本”标准化模板；二是优化文件夹结构设计，按“标签化－时间－工作类型”的层级分类归档；三是建立常用文件“快捷查找”与定期备份机制，结合标签化管理实现快速检索。此外，她特别提醒辅导员需养成“及时归档、定期清理”的习惯，并推荐使用云盘与移动硬盘双备份，确保文件安全可追溯。
动态协同 在线文档赋能计划执行
面对多线工作任务，余老师重点分享了在线文档的实践应用。她建议辅导员将工作计划转化为在线共享文档，通过实时编辑、进度标注、动态调整等功能，实现团队协作透明化。在开展复杂工作时，可提前制定分工表并设置权限，各环节负责人实时更新进展，管理者全局把控节奏；针对临时性任务，直接在线标注优先级与注意事项，减少沟通成本。余老师表示：“在线文档不仅提升了计划执行的灵活性，更为工作复盘和经验沉淀提供了数据支撑。”
高效的文档管理与事务处理能力是辅导员职业化发展的基本功，本次培训内容紧贴辅导员实际工作，极大提升了辅导员处理事务的针对性和高效性。大健康管理学院将持续深化辅导员队伍建设，以“青蓝”成长计划为契机，通过多元化培训赋能职业成长，助推学生管理工作提质增效，为落实立德树人根本任务夯实基础。
文字来源：周顺航
图片来源：周顺航
大健康管理学院 供稿
綦江校区学生处 转稿
